AporteIndividual_FranklinMartinez

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School

National Open and Distance University *

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Course

30156A 474

Subject

Sociology

Date

Nov 24, 2024

Type

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Metodologías de Gestión de Proyectos Fase 3 - Construir la caja de herramientas para la gestión de proyectos Entregado Por: Franklin David Martínez Mendoza Código: 1065824953 Grupo: 212056_6 Presentado a: Ever Causado Moreno Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería CEAD Valledupar Octubre, 2022 1

Actividad a desarrollar 1. ¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos? Las herramientas de gestión de proyectos llegan a hacer de mucha ayuda, llegan a facilitar a una persona o equipo de trabajo a que organicen eficazmente el trabajo que se desempeña, gestión de proyecto o tareas. Las herramientas de gestión de proyectos no solo están hechas para gestores de proyecto, si no también, para ser totalmente personalizables de esta manera llegan adaptarse a todas las necesidades de los equipos de trabajo, cumpliendo para ellos todos los objetivos. Funciones de las Herramientas de Gestión de Proyectos Las herramientas de gestión de proyectos se definen y se caracteriza por sus distintas funciones que ofrece, entre ellas se encuentras: - Planificación/Programación: las herramientas de gestión de proyectos permiten planificar y delegar el trabajo en un solo lugar con tareas, subtareas, carpetas, platillas, calendarios y flujos de trabajo. - Colaboración: las herramientas de gestión de proyectos son utilizadas para asignar tareas, añadir comentarios, organizar paneles de control y para revisiones y aprobaciones. - Documentación: evita la pérdida de archivo, gracias a las funciones de gestión de archivo: edición, control de versiones y almacenamiento de todos los archivos. - Evaluación: realiza seguimiento y evalúa la productividad y el crecimiento a través de la gestión de recursos e informes. 2

2. Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos a. Análisis de Viabilidad. Consiste en la evaluación de información procedente de varios ámbitos que permite conocer si un nuevo proyecto llegara a aportar lo que se esperar de él. El análisis de viabilidad incorpora criterios económicos y de negocios asi como aspectos organizativos, técnicos y de gestión de proyectos; debe incluir una identificación de la oportunidad, describiendo el problema, el potencial del mercado y los resultados a obtener. Además debe contener un benchmark (Método de gestión que usan las empresas para comparar sus procesos) de experiencias, una evaluación inicial de la tecnología disponible, de las capacidades propias y que se deben obtener del coste-beneficio, y una identificación de posibles alternativas. b. Diagramas Causa – Efecto. Se conoce como una representación gráfica que sirve para visualizar de forma intuitiva las causas y subcausas que potencialmente explican un problema. El diagrama causa-efecto se conoce como una espina de pescado, por su forma de visualizar las causas asociadas a problemas agrupadas en categorías. Es una herramienta muy útil la cual ayuda a determinar acciones correctivas o que den respuesta a un determinado problema, ya que permite una visualización rápida y clara de la relación entre las causas. Una elaboración del diagrama causa-efecto se utiliza la espina principal para identificar el problema, mientras que las secundarias son para cada categoría elegida. 3

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c. Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT - GANTT: Es una herramienta de gestión de proyectos la cual recoge la planificación de un proyecto. Es un gráfico de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo; Es una forma de visualizar la programación de tu proyecto, de dar seguimiento a los logros y de estar siempre familiarizado con el cronograma de tu trabajo. Cada actividad se representa con un bloque rectangular, cuyo tamaño indica la duración de la misma y su posición esta determinada por las fechas de inicio y finalización. Las líneas con flechas indican las relaciones entre las tareas. - CPM (Critical Path Method): Es un algoritmo basa en la teoría de redes que permite calcular el tiempo mínimo de realización de un proyecto. CPM brinda un resultado final mediante un cronograma para el proyecto, en el cual se puede conocer la duración total del mismo y la clasificación de las actividades según su criticidad. El algoritmo CPM se desarrolla mediante intervalos determinísticos, esto lo diferencia del método PERT. - PERT (Program Evaluation and Review Technique): Es una herramienta que facilita estimar el coste y duración de las tareas del proyecto. Para hacerlo, se utilizan tres valores de referencia: el tiempo/coste pesimista ( p ), el más probable ( m ) y el optimista ( o ). para calcularlo se aplica la formula e =( o + 4 m + p )/ 6. También permite calcular la desviación estándar de una tarea ( de =( p − o )/ 6 ) . 4

d. Análisis de Riesgos. Es una herramienta de prevención con la que se puede realizar un análisis y pronosticar las amenazadas con potencial de afectar el desempeño de algún proceso o proyecto. El análisis de riesgos determinara cuales son los factores de riesgo que potencialmente tendrían un mayor efecto sobre determinado proyecto, por tal motivo, deben ser gestionados por el equipo encargado con especial atención. e. Análisis de Stakeholders o Interesados El análisis de Stakeholders es una técnica que se emplea para identificar y comprender las necesidades, expectativas y reacciones de los principales grupos de interés alrededor de una iniciática de cambio o innovación. Este análisis es importante ya que nos ayuda a entender las interrelaciones que existen entre los defensores y detractores de un proyecto, además del grado de influencia que ejercen. Esto permite reducir los riesgos, garantizar la viabilidad y elaborar estrategias de comunicación útiles y efectivas. f. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT). Es una de las herramientas más utilizadas para definir el alcance de un proyecto. EDT es una representación gráfica y descriptiva de la descomposición jerarquita, orientada a entregables, no tareas, de todo el trabajo que se va a realizar para lograr los objetivos del proyecto. Es recomendable seguir los siguientes cuatro pasos para elaborarla: - Identificar los productos finales. - Definir los entregables principales. - Descomponer los entregables principales en componentes más pequeños hasta llegar al nivel de paquete de trabajo. - Revisarla con los interesados principales. 5

g. Evaluación de Lecciones Aprendidas. Es una herramienta utilizada para documentar las lecciones aprendidas de un proyecto. Las lecciones aprendidas capturan evidencias e identifican tendencias y relaciones causa-efecto, acotadas a un contexto específico, y sugieren recomendaciones prácticas y útiles para la aplicación o replicación del nuevo conocimiento en otros contextos y en el diseño y/o ejecución de otros proyectos o iniciativas que se proponen lograr resultados similares. h. Gestión de Roles y Responsabilidades. Es un herramienta sencilla que permita conocer los roles y responsabilidades de cada recurso del proyecto en cada una de las actividades o tareas. La matriz RACI cuyas siglas son: R (Responsable), A (Autoridad), C (Consultor), I (Informado). La matriz de asignación de responsabilidades y gestión de roles se utiliza generalmente en la gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos. De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a una persona o un determinado equipo de trabajo. i. Control, Seguimiento y Monitoreo. El monitoreo y control de un proyecto es el proceso que permite dar un seguimiento y revisión del avance, además ayuda a medir y comunicar los retos, éxitos y oportunidades de mejoramiento en el transcurso del desarrollo de un proyecto. Este proceso resulta determinante e importante al momento de llevar a cabo un proyecto, debido a que es beneficioso y esencial siempre realizar una revisión y un seguimiento constante de las actividades, recursos, y equipo de trabajo, esto, para el cumplimento de los objetivos que son planificados en el proyecto. 6

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j. Plan de Comunicaciones e Informes. Los informes de seguimiento son unos documentos básicos del proceso de reporting sobre el avance del proyecto. Sus características, contenidos, periodicidad y nivel de detalle, dependerán del plan de comunicación y de los destinatarios. Se relacionan informaciones que no pueden faltar en un informe de seguimiento: - Identificación del proyecto y del periodo al que hace referencia el informe. - Detalle del avance del proyecto: hitos conseguidos, entregables finalizados, costes incurridos, etc. Es importante identificar las desviaciones ocurridas. - Cambios aprobados durante el periodo. - Próximas tareas a realizar. - Temas pendientes. Un informe de seguimiento es una herramienta de comunicación de un proyecto, este debe ser breve, conciso y con elementos visuales. Resulta práctico usar elementos como el semáforo para marcar los avances de los diferentes elementos del proyecto. k. Plan de Hitos. Se conoce como un formato de visualización resumido de todos los estadios decisivos que se deben alcanzar en el proyecto para llegar a cumplir con todos los objetivos; los hitos marcan estadios intermedios en el proyecto. Los hitos deben ser definidos correctamente, ser específicos, medibles y estar asociados a una fecha concreta. Algunos de los ejemplos de hitos son: las fechas claves, reuniones de seguimientos, el lanzamiento de un proyecto, la finalización de paquetes de trabajo o la fecha de vencimiento de una entrega por parte de la empresa determinada. 7

l. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario. Estos procesos son capaces de identificar la cadena de tareas que terminan la duración mínima de un proyecto, por lo tanto, las tareas programadas se desarrollan con menor flexibilidad y que requieren un mayor control. Cualquier retraso en una de las tareas va a generar un retraso en el proyecto. 8

Referencias bibliográficas  Ollé, C., and Cerezuela, B., (2017), Gestión de proyectos paso a paso . Herramientas que tenemos a nuestra disposición, Editorial UOC, eLibro, (pp 60 – 84), https://elibro- net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/116314?page=60  Echeverría, D., (2018), Manual para Project Managers: cómo gestionar proyectos con éxito . Grupo de procesos en la gestión del proyecto, Wolters Kluwer España S.A. Editorial (3a. ed.), eLibro, (pp 65 – 98), https://elibro- net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/42654?page=65  Chamoun, Y., (2015), Administración Profesional de Proyectos , Mc Graw Hill Editorial, pp 34 – 43, http://homepage.cem.itesm.mx/alesando/index_archivos/Admon.DeProyectos/app- cap1.pdf  Wrike. ¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?” Wrike, ink. ”. Recuperado de: https://www.wrike.com/es/project-management-guide/faq/que-son-las- herramientas-de-gestion-de-proyectos/  Luisa P. B. (2021) ¿Cuál es la importancia del Monitoreo y Control en un Proyecto? Telecomunicaciones Engineer. Recuperado de: https://es.linkedin.com/pulse/cu %C3%A1l-es-la-importancia-del-monitoreo-y-control-en-un-pe%C3%B1a-barrios 9

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